Knut Pankrath

Dienstleister und Mensch

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ärgerlose geschäftliche E-Mails

Erstellt von gemeinschaft am Montag 18. Juni 2007

Natürlich ist es sowieso ein Gebot der Höflichkeit, im geschäftlichen E-Mail-Verkehr klar zu zeigen, wer Absender einer Nachricht ist. Darüber hinaus gibt es aber auch Dinge zu beachten, worauf dankenwerterweise domainfactory seine Kunden proaktiv hinwies. Der Einfachkeit halber und weil eine sprachliche Umformulierung auch nicht gehaltvoller wäre, zitiere ich hier den mir wichtig erscheinenden Teil der Nachricht:

Bereits zum 01.01.2007 ist seitens des Gesetzgebers eine Neudefinition für die gesetzlichen Vorschriften an Geschäftsbriefe erfolgt. Nach dieser neuen Regelung ist neben der Geschäftskorrespondenz in Papierform (Briefe, Rechnungen, Bestellungen, etc.) auch über
Telekommunikationssysteme erstellte bzw. übermittelte Korrespondenz als Geschäftsbrief anzusehen und erfordert somit die Angabe der jeweiligen Pflichtinformationen.

Für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr ergibt sich somit die Notwendigkeit, in E-Mails die entsprechenden Informationen wie
beispielsweise die Handelsregisternummer, den Sitz sowie je nach Rechtsform die Geschäftsführer oder Vorstände eines Unternehmens mit an den Empfänger zu übermitteln.

Während diese Regelungen bisher ausschließlich von eingetragenen Unternehmen beachtet werden mussten, wurde die Gültigkeit mit dem Inkrafttreten der reformierten Gewerbeordnung nun jedoch auch auf nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen ausgeweitet. So besteht seit dem 22.05.2007 u.a. auch für Einzel- und Kleinunternehmer die Pflicht, in der geschäftlichen E-Mail-
Korrespondenz beispielsweise neben dem ausgeschriebenen Namen auch eine ladungsfähige Anschrift anzugeben.

Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben an einen Geschäftsbrief droht neben Zwangsgeldern von bis zu 5.000,00 € auch die gezielte Abmahnung aufgrund fehlender Pflichtangaben – die Folge ist die Berechnung von Abmahngebühren oder “Aufwandsentschädigungen”, wie man sie bisher beispielsweise bei fehlenden Angaben zur Mehrwertsteuer bei Preisauszeichnungen kennt!

Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sowie zur Vermeidung von unnötigen Kosten empfehlen wir daher, für den E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens möglichst umgehend eine Ergänzung der jeweiligen Angaben, z.B. in Form einer angepassten Mailsignatur, vorzunehmen!

Prüfen auch Sie Ihre ausgehenden E-Mails und handeln Sie, falls es nötig ist!

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